En faktura, eller en räkning, fungerar som ett underlag av köpet för både köparen och säljaren. Det är därför viktigt att varje faktura som utfärdas även sparas och arkiveras på rätt sätt så den kan användas till bokföringen.
Att skriva en faktura är ett noggrant jobb. Det finns många regler och lagar som bestämmer hur en faktura ska se ut och vad fakturan ska innehålla. Bland annat ska uppgifter på både köparen och försäljaren finnas, likaså momsregistreringsnummer, varuspecifikation och detaljerade prisuppgifter med skattesatser. En faktura måste vara lätt överskådlig och får inte heller vara slarvigt skriven. Om man sköter sin fakturering manuellt så är det lättast att skriva en bra och korrekt faktura genom att använda en färdig fakturamall där det bara är att fylla i de olika fälten. På detta sätt minskar man risken för att glömma bort någon av de viktiga detaljerna som ska nämnas på varje faktura.
Då det kommer till att följa upp fakturor så gäller det också att vara noggrann. Om företaget har många kunder så är det väldigt svårt att hålla koll på vilken faktura som har förfallit och kräver en påminnelse, och vilken faktura som har blivit betald. I de flesta fall så kan ett bra faktureringsprogram vara lösningen.